1. Zasady ogólne
1.1 Regulamin Organizacyjny określa:
- ramową strukturę organizacyjną ZSM „POLMO” S.A.,
- ramowy zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych,
- zakres działania, podział czynności i odpowiedzialności dla stanowisk kierowniczych i samodzielnych,
- organizację zarządzania,
- zasady i kryteria tworzenia komórek organizacyjnych,
- zasady udzielania pełnomocnictw i upoważnień oraz odpowiedzialność notarialną
1.2 Regulamin Organizacyjny jest integralną częścią Teczki Organizacyjnej ZSM „POLMO” S.A.
2. Podstawa prawna
Akt notarialny z dnia 27 października 1998r., w którym Minister Skarbu Państwa komercjalizuje przedsiębiorstwo państwowe Zakłady Sprzętu Motoryzacyjnego POLMO z siedzibą w Brodnicy przekształcając w Spółkę Akcyjną, której jedynym akcjonariuszem jest Skarb Państwa, ze skutkiem od pierwszego dnia miesiąca przypadającego po wydaniu postanowienia o wpisaniu do rejestru handlowego.
Postanowienie Sądu Rejonowego w Toruniu VII Wydział Gospodarczy Rejestrowy z dnia 8 grudnia 1998r. – VII NS Rej. „PP” 50/98 na mocy którego wpisano do rejestru handlowego BRH 2411 Zakłady Sprzętu Motoryzacyjnego POLMO S.A. w Brodnicy.
Kodeks Spółek Handlowych
Kodeks Handlowy
Kodeks Cywilny
Kodeks Pracy
Inne powszechnie obowiązujące akty.
3. Organizacja Zarządzania
3.1 Zasady ogólne organizacji zarządzania.
3.1.1 Zarządzanie w Zakładach Sprzętu Motoryzacyjnego „POLMO” S.A. opiera się na następujących zasadach:
- określonych w Regulaminie Zarządu dotyczących zarządzania Spółką;
- jednoosobowego kierownictwa na poszczególnych szczeblach zarządzania komórkach organizacyjnych;
Decyzje podejmowane są jednoosobowo, każdy kierownik posiada określony zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności;
- ciągłości kierowania
Ciągłość sprawowania funkcji kierowniczych w razie nieobecności kierownika zapewniona jest przez jego zastępcę lub doraźnie wyznaczonego pracownika, z prawem podejmowania decyzji w pełnym zakresie lub zakresie określonym rodzajowo;
- hierarchii podległości
Pracownik każdego szczebla zarządzania podlega wyłącznie jednemu przełożonemu,
- współpracy
Działania komórek organizacyjnych lub pracowników określone w zakresie obowiązków, uprawnień oraz odpowiedzialności i nie zastrzeżonych przez przełożonego nie wymagają zachowania drogi służbowej wynikającej ze schematu organizacyjnego. Komórki organizacyjne oraz poszczególni pracownicy współpracują między sobą.
3.2 Struktura organizacyjna
3.2.1 Struktura organizacyjna Zakładów Sprzętu Motoryzacyjnego „POLMO” S.A. określa:
- ramowy zakres działania w układzie pionów, który przedstawiony jest w załączniku Nr 1 do niniejszego regulaminu;
- schemat organizacyjny, stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu
3.2.2 Schemat organizacyjny przedstawia hierarchię organizacyjną i zależności służbowe pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi.
Wszystkie komórki oraz samodzielne stanowiska obowiązuje zasada współpracy poziomej i wzajemnego współdziałania.
3.2.3 Schemat organizacyjny jako integralna część Regulaminu Organizacyjnego opracowywany jest przez Zarząd Spółki i zatwierdzany przez Radę Nadzorczą Spółki.
3.2.4 Zmiany do struktury wprowadzane są zarządzeniami Zarządu Spółki.
3.2.5 Koordynacją prac nad zmianami w strukturze organizacyjnej Spółki zajmują się kierownicy poszczególnych działów.
3.2.6 Struktury Komórek organizacyjnych określają wewnętrzne schematy.
3.2.7 Schemat organizacyjny komórki zatwierdza Zarząd.
3.2.8 Stanowiska Kierowników i Zastępców powierza Prezes Zarządu ZSM „POLMO” S.A. ( z zachowaniem obowiązujących w tym zakresie przepisów i zasad).
Wniosek o powierzenie stanowiska kierowniczego składa Prezesowi bezpośredni przełożony pracownika – kandydata na określone stanowisko.
3.3 Wewnętrzne akty normatywne funkcjonujące w ZSM „POLMO” S.A.
3.3.1 Zarządzenia – regulują zagadnienia o podstawowym znaczeniu, ustalają normy postępowania dotyczące całości Spółki, mają charakter stanowiący.
Zarządzenia wydawane są przez Zarząd Spółki w oparciu o uchwały Zarządu.
3.3.2 Polecenia są to akty o charakterze nakazowym regulującym doraźne jednorazowe, operatywne zadania komórek organizacyjnych.
Polecenia wydaje Zarząd.
Czasookres obowiązywania jest zazwyczaj krótszy niż rok.
3.3.3 Polecenia pokontrolne – są to akty o charakterze nakazowym wynikające z protokołów pokontrolnych organów kontroli zewnętrznej i wewnętrznej.
3.3.4 Pisma okólne – są to akty o charakterze informacyjnym, przeznaczone dla określonej kategorii adresatów.
Pisma okólne wydaje Zarząd.
3.3.5 Instrukcje i regulaminy – są to przepisy, które ustalają szczegółowo zasady i tryb postępowania w sferze zarządzania Spółki.
3.3.6 Komunikaty – zawierają informacje do przekazania w radiowęźle lub na tablicy ogłoszeń
3.3.7 Uchwały Zarządu – wewnętrzne dokumenty dotyczące decyzji Zarządu.
Uchwała Zarządu jest podstawą do wydania określonych aktów normatywnych.
3.3.8 Aktualizacji wewnętrznych aktów normatywnych dokonuje Dział Kadr i Administracji wg procedury.
3.3.9 W przypadku znaczących zmian w treści wewnętrznego aktu normatywnego Dział Kadr i Administracji przygotowuje na polecenie Zarządu i wydaje jednolity tekst tego aktu.
3.3.10 Jeden raz w roku Dział Kadr i administracji wykonuje wykaz aktualnych wewnętrznych aktów normatywnych i przekazuje wg rozdzielnika.
4. Zakres działania, podział czynności i odpowiedzialności
4.1 Ramowy podział zadań i kompetencji jest zawarty w „Karcie ramowego podziału zadań komórek organizacyjnych w układzie pionów” wg wzoru, stanowiącą załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu.
4.2 Szczegółowe zadania Kierowników komórek organizacyjnych oraz pracowników samodzielnych są w „Karcie czynności i kompetencji dla stanowisk kierowniczych” wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do niniejszego regulaminu.
4.3 Zadania dla pozostałych pracowników komórek organizacyjnych określone są w „Karcie czynności dla stanowiska niekierowniczego” wg wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do niniejszego regulaminu.
4.4 Karty wymienione w pkt. 3.2 i 3.3 zawarte są w Teczce organizacyjnej Spółki.
4.5 Teczka organizacyjna Spółki
4.5.1 Teczka organizacyjna Spółki zawiera:
- Regulamin Organizacyjny Spółki;
- Statut Spółki;
- Schematy organizacyjne (ramowy i szczegółowy);
- Zbiór „kart czynności (kompetencji)” dla stanowisk kierowniczych i samodzielnych;
4.6 Teczka organizacyjna Komórki
4.6.1 Teczka organizacyjna Komórki zawiera:
- Regulamin Organizacyjny Spółki;
- Schemat Struktury organizacyjnej Spółki;
- Karty czynności pracowników;
- potwierdzenie znajomości „Regulaminu Pracy” przez pracowników;
- potwierdzenie zapoznania się z przepisami BHP i p.poż;
- wykaz aktualnie obowiązujących aktów normatywnych;
- obowiązujące instrukcje i regulaminy;
- wykaz obowiązujących sprawozdań i ich terminy;
- zestawienie używanych w komórce organizacyjnej pieczątek;
- spis mienia powierzonego Kierownikowi komórki.
4.6.2 Wykaz komórek, które zobligowane są do tworzenia i przechowywania „Teczek organizacyjnych komórki” określa załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu.
4.7 Teczkę organizacyjną komórki tworzy i odpowiada za jej aktualność Kierownik komórki organizacyjnej.
Teczka przechowywana jest w komórce bezterminowo.
4.8 Karty czynności opracowują i aktualizują:
- Dział Kadr i Administracji – dla stanowisk kierowniczych i samodzielnych;
- kierownicy komórek organizacyjnych – dla podległych pracowników na podstawie
ramowego i szczegółowego zakresu czynności dla danej komórki organizacyjnej.
4.9 Karty czynności zatwierdza:
- Zarząd Spółki – dla stanowisk kierowniczych i samodzielnych;
- Kierownik danej komórki organizacyjnej – dla podległych sobie pracowników.
4.10 Karty czynności otrzymują:
- osoby na stanowiskach kierowniczych;
- osoby na stanowiskach samodzielnych;
- osoby na stanowiskach brygadzistów;
- pracownicy Kontroli Jakości.
4.11 Kierownicy komórek organizacyjnych mogą rozszerzyć zakres osób otrzymujących karty czynności.
4.12 Wszyscy pracownicy niezależnie od posiadania karty czynności zobowiązani są do zapoznania się z treścią Regulaminu Pracy ZSM „POLMO” S.A.
Fakt zapoznania się z treścią Regulaminu Pracy pracownicy potwierdzają własnoręcznym podpisem i jest to archiwizowane w Teczce organizacyjnej komórki.
4.13 Teczka organizacyjna komórki przekazywana jest protokolarnie osobie przejmującej obowiązki kierownika komórki.
4.14 Karty czynności podpisane przez pracowników otrzymują również:
- Pełnomocnik NJ – dla stanowisk kierowniczych objętych systemem jakości;
- Dział Kadr i Administracji.
4.15 Pracownicy nowo przyjęci i pracownicy przenoszeni na inne stanowisko otrzymują kartę czynności w terminie 14 dni od zatrudnienia.
Odpowiedzialnym za terminowe przekazanie karty czynności jest Kierownik komórki organizacyjnej.
5. Zasady, kryteria tworzenia i likwidacji komórek organizacyjnych
W ramach ZSM „POLMO” S.A. tworzone są komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska.
5.1 Potrzeby tworzenia komórek organizacyjnych lub zmian w schemacie organizacyjnym Spółki inicjują bezpośredni przełożeni.
5.2 Przy tworzeniu komórek organizacyjnych oraz samodzielnych stanowisk powinny być spełnione następujące warunki:
- wyodrębnione obszary działania lub zadań;
- uzyskanie optymalnej koncentracji środków dla realizacji tych zadań.
5.3 Tworzona struktura organizacyjna podlega wymaganiom doskonalenia przy założeniu, że wiodącą rolę pełni Zarząd.
5.4 Komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska mogą być powołane do realizacji określonych lub doraźnych zadań w Spółce.
5.5 Komórką organizacyjną występującą w schemacie Spółki jest zespół spełniający kryteria pkt. 5.2.
5.6 Samodzielne stanowisko występujące w schemacie organizacyjnym Spółki może być jedno lub wieloosobowe. Tworzenie takiego stanowiska wynika ze specyfiki określonych zadań.
Dla stanowiska wieloosobowego wyznacza się pracownika wiodącego.
5.7 Ramowe podziały zadań i kompetencji dla poszczególnych komórek i samodzielnych stanowisk powinny być określone w Karcie ramowego podziału zadań w układzie pionów, stanowiącej załącznik nr 4 niniejszego regulaminu.
6. Zasady udzielania pełnomocnictw i upoważnień, odpowiedzialność materialna
6.1 Zasady udzielania pełnomocnictw i upoważnień określa Regulamin Zarządu Spółki w oparciu o Kodeks Spółek Handlowych. Pełnomocnictwo udzielone jest na formularzu stanowiącym załącznik nr 7 do niniejszego regulaminu.
6.2 Odpowiedzialność materialna.
6.2.1 Powierzenie odpowiedzialności materialnej dokonywane jest wg umowy.
Umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej podpisuje dwóch członków Zarządu (podstawa prawna Kodeks Spółek Handlowych).
6.2.2 Stanowisko pracy związane z odpowiedzialnością materialną można powierzyć pracownikowi:
- którego kwalifikacje i cechy osobowe dają rękojmie należytego spełnienia powierzonych obowiązków służbowych i prawidłowego wywiązywania się z nałożonych zadań;
- nie karanemu za przestępstwo z chęci zysku, za brak nadzoru i kontroli.
6.2.3 Przed podjęciem pracy związanej z odpowiedzialnością materialną pracownik powinien:
- odbyć wymagane obowiązującymi przepisami szkolenie;
- podpisać oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie;
- dokonać przyjęcia stanowiska pracy w oparciu o inwentaryzację.
6.2.4 Objęcie stanowiska związanego z odpowiedzialnością materialną (gdy nie ma obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji) powinno być poprzedzone sporządzeniem i podpisaniem protokołu zdawczo-odbiorczego.
6.2.5 Dział Kadr i Administracji prowadzi rejestr stanowisk z odpowiedzialnością materialną.
7. Regulamin pracy
7.1 Regulamin pracy ZSM POLMO S.A. ustala porządek wewnętrzny Spółki oraz określa związane z procesem pracy obowiązki wszystkich pracowników.
7.2 Regulamin pracy obowiązuje wszystkich pracowników Spółki bez względu na zajmowane stanowisko i charakter wykonywanej pracy.
7.3 Wszyscy pracownicy Spółki zobowiązani są do zapoznania się z treścią Regulaminu pracy.
7.4 Dodatkowe ustalenia związane z Regulaminem pracy określone są w pkt. 4.12 Regulaminu organizacyjnego.
8. Postanowienie końcowe
Sprawy nie uregulowane niniejszym regulaminem unormowane są zewnętrznymi oraz innymi wewnętrznymi aktami normatywnymi.
9. Załączniki:
Nr 1 - Ramowy zakres działania w układzie pionów.
Nr 2 - Schemat Organizacyjny i Zarządzania ZSM POLMO S.A.
Nr 3 - Wykaz komórek zobligowanych do tworzenia i przechowywania „Teczek organizacyjnych komórki”
Nr 4 - Karta ramowych zadań komórki organizacyjnej.
Nr 5 - Karta czynności i kompetencji dla stanowisk kierowniczych.
Nr 6 - Karta czynności dla stanowisk niekierowniczych.
Nr 7 - Pełnomocnictwo do dokonywania w imieniu ZSM POLMO S.A. czynności.
Z A R Z Ą D S P Ó Ł K I
